La gestion administrative automatisée est un moyen efficace et rentable de gérer les tâches administratives récurrentes et fastidieuses. Cette technologie a été développée pour simplifier la gestion administrative, améliorer la productivité et réduire le risque d’erreurs humaines. Elle permet aux entreprises de sauver un temps précieux en automatisant certaines tâches chronophages telles que l’entrée de données, le traitement des commandes ou la production de documents administratifs.
L’automatisation des processus administratifs est devenue une nécessité pour les entreprises qui souhaitent tirer le maximum de leurs activités dans les années à venir, quel que soit son secteur ou sa taille. En automatisant certaines tâches, les entreprises sont en mesure d’accroître la productivité, d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et de gagner du temps. Non seulement l’automatisation est un excellent moyen de réduire le temps passé sur les processus fastidieux et d’améliorer la qualité des informations, mais elle offre également la possibilité de simplifier certaines procédures (entrée de données, traitement de commandes, …). Par conséquent, elle offre aux entreprises un moyen plus rentable et efficace de gérer leurs opérations.
Dans cet article, nous allons principalement passer en revue les modèles de gestion administrative automatisée réalisés par LANE Digital Consulting en tant qu’expert dans le domaine. Nous verrons brièvement les outils d’automatisation leaders avec lesquels nous sommes partenaires officiels. Et enfin, nous vous présenterons quelques études de cas des entreprises ayant bénéficié de l’automatisation des processus par LANE.
Automatisation des processus administratifs en général
Avantages pour les entreprises
Comme déjà annoncé un peu plus haut, la gestion des processus automatisée offre certains avantages clés aux entreprises, notamment :
Amélioration de la productivité et de l’efficacité globales : en libérant du temps pour se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée, l’automatisation des processus permet aux entreprises d’accroître leur productivité et leur efficacité.
Réduction du risque d’erreurs humaines : l’utilisation d’algorithmes sophistiqués permet une vérification automatique des entrées de données, ce qui garantit une plus grande précision et réduit le risque d’erreur.
Meilleure gestion des ressources : l’automatisation permet aux entreprises de suivre leurs stocks en temps réel pour éviter les ruptures ou les surstocks.
Réduction des coûts : en éliminant le besoin de personnel supplémentaire ou de matériel supplémentaire pour mener à bien certaines tâches, l’automatisation des processus permet aux entreprises de réduire leurs coûts.
Quelles sont les meilleures pratiques pour l'automatisation des processus administratifs ?
L’automatisation des processus nécessite une bonne planification et une organisation adéquate afin d’obtenir un rendement optimal. Voici quelques-unes des meilleures pratiques à suivre pour l’automatisation de vos processus :
Définir le périmètre du projet : déterminer clairement les objectifs et le budget de l’automatisation ;
Évaluer les fonctionnalités : identifier les tâches qui peuvent être automatisées, analyser les outils disponibles ;
Évaluer les technologies disponibles : déterminer quelles sont les technologies appropriées à l’automatisation ;
Analyser et documenter le processus cible : identifier et documenter le processus qui sera automatisé ;
Développer un plan de test : définir des tests pour vérifier que le système soit prêt à être mis en place ;
Mettre en œuvre la solution : mettre en place la solution et former le personnel aux nouveaux processus.
Chez LANE, nous proposons un service complet pour aider les entreprises à automatiser leurs tâches administratives, ainsi qu’un soutien technique personnalisé pour optimiser ces processus. Contactez-nous aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous aider à maximiser votre productivité.
Gestion administrative automatisée réalisée par LANE Digital Consulting
Focus sur l'automatisation des processus RH
Gestion administrative automatisée du processus de recrutement
L’automatisation des processus RH est conçue pour simplifier et optimiser la gestion des candidatures dans les processus de recrutement. Nous mettons à disposition des entreprises un formulaire en ligne et en physique, permettant aux candidats de postuler facilement à des offres d’emploi.
Une fois que le formulaire est soumis, les informations du candidat et de sa candidature sont automatiquement enregistrées dans une base de données sécurisée. Grâce à l’utilisation de l’automatisation, la candidature est signalée automatiquement au responsable adéquat pour être traitée.
Le processus de gestion des candidatures est ensuite pris en charge par notre outil ATS (Applicant Tracking System). La candidature se transforme en tâche dans l’outil, ce qui permet de suivre le processus de recrutement de manière efficace et transparente.
Cette solution d’automatisation des processus permet aux entreprises d’optimiser leur gestion des candidatures en réduisant le temps passé sur les tâches fastidieuses et en améliorant la productivité globale. Elle offre également une meilleure expérience pour les candidats, en leur permettant de postuler facilement et de suivre l’avancement de leur candidature.
Automatisation des processus administratifs des prises de congés
L’automatisation des prises de congé est un excellent moyen de simplifier et d’accélérer le processus de demande et d’approbation des absences. Tout commence par la mise à disposition d’un formulaire en ligne ou en format papier, accessible à tous les employés. Une fois le formulaire soumis, la demande est automatiquement transmise au responsable concerné pour examen.
Grâce à l’intégration avec le système de gestion de projet (PMS) de l’entreprise, la demande de congé se transforme en une tâche spécifique que le responsable peut consulter. Il peut alors revoir la demande, l’accepter ou la refuser en fonction des besoins de l’entreprise et des disponibilités du personnel.
Pour faciliter la procédure et garantir la traçabilité, une signature électronique peut être utilisée pour officialiser la demande et l’acceptation du congé. Ainsi, tout le processus est dématérialisé et sécurisé.
Enfin, une fois la demande acceptée, le congé est automatiquement inscrit dans le calendrier RH de l’entreprise, par exemple Microsoft Outlook ou Google Agenda. Cela permet de gérer facilement les plannings et de s’assurer que toutes les parties concernées sont informées des absences prévues. Grâce à l’automatisation des prises de congé, les entreprises peuvent gagner en efficacité et en précision dans la gestion des absences de leurs employés.
Focus sur l’automatisation des processus de ventes
Automatisation des processus de ventes : la génération d’offres
L’automatisation de la génération des offres de ventes est un atout majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leur processus commercial. Suite à une session de découverte avec un prospect, plusieurs actions automatisées sont mises en place pour faciliter le suivi et la gestion de cette nouvelle opportunité.
Tout d’abord, un dossier dédié au prospect est créé dans le service de stockage cloud de l’entreprise, tel que Google Drive. Ensuite, les informations concernant l’entreprise et le contact sont référencées dans le CRM utilisé, comme Hubspot ou ActiveCampaign, facilitant ainsi le suivi des interactions avec le prospect.
Parallèlement, les coordonnées de l’entreprise et du contact sont également ajoutées à l’outil comptable utilisé, tel que Quickbooks ou Bexio, permettant une intégration transparente avec la comptabilité. Suite à ces étapes, une offre unique et un numéro de client sont générés automatiquement.
En fonction des besoins du prospect, un produit ou service ainsi que son montant peuvent être automatiquement ajoutés à l’offre. Celle-ci peut ensuite être éditée, exportée en format PDF et envoyée par email automatiquement au prospect, réduisant ainsi les délais de traitement et améliorant l’efficacité du processus de vente.
Grâce à l’automatisation de la génération des offres de ventes, les entreprises peuvent se concentrer sur l’essentiel : construire des relations solides avec leurs prospects et clients, tout en gagnant en productivité et en efficacité.
Automatisation des processus administratifs : le suivi d'offre
L’automatisation des suivis d’offre est un atout considérable pour optimiser la gestion de vos prospects et améliorer votre taux de conversion. Grâce à des scénarios de relances automatisés, créés soit dans MAKE, soit dans le CRM utilisé par votre entreprise (Hubspot, ActiveCampaign), vous pouvez gérer efficacement les relances après l’envoi d’une offre.
Ces scénarios permettent d’intégrer automatiquement votre prospect dans un processus de suivi personnalisé, avec des messages de relance adaptés et envoyés à intervalles définies. Cette approche personnalisée renforce l’engagement du prospect et augmente les chances de conclure une vente.
L’automatisation du suivi et de la relance après l’envoi d’une offre présente plusieurs avantages, notamment grâce à l’intelligence artificielle :
Gain de temps : l’automatisation des relances permet de libérer du temps pour se concentrer sur d’autres tâches importantes, comme la prospection ou la fidélisation de clients existants.
Cohérence des relances : les messages de relance sont systématiquement envoyés aux intervalles prédéfinis, assurant une communication régulière et cohérente avec les prospects.
Personnalisation : l’intelligence artificielle permet d’adapter les messages de relance en fonction des interactions précédentes avec le prospect, rendant chaque communication plus pertinente et efficace.
Analyse des performances : l’IA peut également aider à mesurer l’efficacité des campagnes de relance et à ajuster les scénarios en fonction des résultats obtenus.
En somme, l’automatisation des suivis d’offre, appuyée par l’intelligence artificielle, offre un processus optimisé et personnalisé pour gérer les relances, améliorant ainsi la relation avec les prospects et augmentant les chances de réussite commerciale.
Automatisation des processus de vente après validation de l’offre
L’automatisation des processus après la validation d’une offre, qu’elle soit acceptée ou refusée, permet une gestion plus efficace et un meilleur suivi des leads. Dans le cas d’un refus de l’offre, plusieurs actions automatisées peuvent être mises en place pour optimiser la gestion du lead et assurer la continuité du processus commercial.
Tout d’abord, le statut du lead est automatiquement modifié dans le CRM et/ou PMS, reflétant ainsi la décision du prospect. Ensuite, le dossier du prospect est archivé dans le service de stockage cloud de l’entreprise, comme Google Drive, facilitant ainsi la conservation et l’accès aux informations pour de futures interactions éventuelles.
L’archivage de la facture dans le système comptable est également automatisé, assurant ainsi une gestion rigoureuse des données financières et une traçabilité complète. Enfin, il est possible d’envoyer automatiquement un questionnaire de satisfaction au prospect après le refus de l’offre. Cela permet de recueillir des retours précieux pour améliorer continuellement les offres et les processus de vente, et éventuellement de renouer le contact avec le prospect à l’avenir.
En somme, l’automatisation des étapes après validation de l’offre, notamment en cas de refus, permet une meilleure gestion des leads et facilite l’analyse des performances commerciales. De plus, elle offre la possibilité d’améliorer continuellement les offres et les processus de vente.
Maintenant, si vous souhaitez optimiser vos processus RH et ventes grâce à l’automatisation proposée par LANE Digital Consulting. Prenez rendez-vous dès maintenant avec notre équipe d’experts pour discuter de vos besoins et commencer à bénéficier des avantages de l’automatisation.
Nos outils d'automatisation partenaires
Tally
Tally est un logiciel performant de création et gestion de formulaires conçu pour simplifier vos processus. L’interface conviviale et les fonctionnalités avancées de Tally permettent aux entreprises d’automatiser efficacement leurs processus. En tant que partenaire officiel de Tally, LANE Digital offre cet outil exceptionnel à nos clients pour exploiter pleinement le potentiel de la transformation numérique.
Tally propose une gamme de fonctionnalités qui facilitent la création de formulaires et améliorent la collecte de données. Grâce à son éditeur intuitif qui permet de glisser-déposer, vous pouvez personnaliser facilement vos formulaires selon vos besoins. Tally intègre également une vaste bibliothèque de modèles de formulaires préconçus.
Un des principaux avantages de Tally est son intégration fluide avec d’autres outils numériques et plateformes.
Voici les bénéfices de Tally pour la gestion de vos formulaires :
Création de formulaires facile
Types de formulaires polyvalents
Intégration transparente
Fonctionnalités avancées
Analyse de données en temps réel
Sécurité renforcée
Make
MAKE est un puissant outil d’automatisation conçu pour simplifier et optimiser vos processus métier. Grâce à son interface conviviale et ses fonctionnalités avancées, MAKE permet aux entreprises de mettre en œuvre des solutions d’automatisation efficaces. En tant que partenaire officiel de MAKE, LANE Digital offre cet outil remarquable à ses clients pour les aider à exploiter pleinement le potentiel de la transformation numérique.
L’outil propose une gamme de fonctionnalités qui facilitent la mise en place et la gestion de l’automatisation des processus. Avec son éditeur visuel intuitif, vous pouvez aisément concevoir des flux de travail automatisés adaptés à vos besoins spécifiques. MAKE offre aussi une vaste bibliothèque de modèles d’automatisation préconçus pour vous faire gagner du temps et des efforts.
L’un des principaux avantages de MAKE est son intégration fluide avec d’autres outils numériques et plateformes.
Voici les bénéfices de MAKE pour la gestion de vos processus d’automatisation :
Configuration facile : MAKE offre une interface utilisateur conviviale et un éditeur visuel intuitif, vous permettant de créer des flux de travail automatisés sans effort.
Automatisation polyvalente : MAKE prend en charge divers types d’automatisation (gestion des tâches, l’intégration de données, le marketing automatisé, …)
Intégration transparente : MAKE s’intègre parfaitement avec des outils et plateformes populaires, vous permettant de connecter vos processus automatisés à votre écosystème digital existant.
Fonctionnalités avancées : MAKE offre une multitude de fonctionnalités avancées pour améliorer l’efficacité de vos processus automatisés, tels que le traitement des erreurs, les notifications personnalisées et les déclencheurs basés sur des événements.
Suivi et analyse en temps réel : Avec MAKE, vous pouvez suivre l’état de vos automatisations, analyser les performances et identifier les domaines d’amélioration pour optimiser continuellement vos processus.
Sécurité renforcée : MAKE accorde la plus haute importance à la sécurité de vos données et de vos processus automatisés, avec des mesures de protection robustes telles que le cryptage des données et l’hébergement sécurisé.
Zapier
Zapier est un outil d’automatisation innovant conçu pour connecter et automatiser vos applications préférées, optimisant ainsi vos processus interne. Grâce à son interface intuitive et ses vastes intégrations, Zapier permet aux entreprises de créer des workflows automatisés efficaces. En tant que partenaire officiel de Zapier, LANE Digital met cet outil puissant à la disposition de ses clients, leur permettant de tirer pleinement parti de la transformation numérique.
Zapier propose une gamme impressionnante d’intégrations avec des milliers d’applications, facilitant la création de workflows automatisés adaptés à vos besoins spécifiques. De plus, Zapier offre une interface utilisateur conviviale pour configurer rapidement et facilement ces automatisations.
L’un des principaux avantages de Zapier réside dans sa capacité à relier facilement différentes applications et plateformes.
Voici les bénéfices de Zapier pour la gestion de vos processus d’automatisation :
Configuration aisée de l’automatisation : Zapier offre une interface utilisateur simple et un éditeur visuel pour créer des workflows automatisés en quelques clics.
Intégrations étendues : Zapier prend en charge plus de 3 000 applications, vous offrant une vaste gamme d’options pour connecter et automatiser vos outils métier.
Intégration transparente : Zapier facilite la connexion de vos applications et la création de workflows automatisés sans nécessiter de compétences en programmation.
Fonctionnalités avancées : Zapier offre des fonctionnalités avancées telles que les déclencheurs basés sur des événements, les actions conditionnelles et les filtres pour personnaliser et optimiser vos automatisations.
Gain de temps et d’efficacité : En automatisant les tâches répétitives et fastidieuses, Zapier vous permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité de vos processus métier.
Fiabilité et sécurité : Zapier accorde une grande importance à la sécurité de vos données et à la fiabilité de ses automatisations, en mettant en place des mesures de protection robustes.
Avec tous ces outils d’automatisation comme partenaire, LANE Digital vous accompagne dans la transformation de vos processus métier, vous permettant de gagner en efficacité et de vous concentrer sur les aspects essentiels de votre entreprise. N’hésitez pas à réserver un créneau gratuitement avec nos experts.
Avantages de l'utilisation de ces outils en partenariat avec LANE Digital
En collaborant avec LANE, nous garantissons à nos clients une connexion transparente entre leur formulaire et leur écosystème logiciel existant. Que ce soit pour intégrer votre CRM, outil de gestion de projet ou autres applications, les partenariats officiels permettent la synchronisation des données et l’optimisation des flux de travail, éliminant la saisie manuelle et améliorant l’efficacité globale.
En choisissant de travailler avec une entreprise partenaire de ces outils telle que LANE, vous bénéficiez de nombreux avantages :
Intégration simplifiée : en tant qu’acteur dans la transformation digitale, nous avons établi des partenariats avec des fournisseurs de logiciels leaders comme Tally, MAKE ou Zapier. Notre équipe peut les connecter facilement à votre écosystème digital existant.
Fonctionnalités améliorées : vous bénéficiez de fonctionnalités étendues. Les partenariats officiels avec ces outils permettent une solution d’automatisation de processus complète adaptée à vos besoins spécifiques.
Conseils d’experts et soutien : en tant que partenaire officiel, notre équipe d’experts maîtrise les subtilités des fonctionnalités et intégrations de tous ces outils. Nous fournissons des conseils et un soutien tout au long du processus de mise en œuvre.
Solutions fiables : en travaillant avec des partenaires officiels comme nous, vous pouvez compter sur des solutions fiables et soutenues par l’expertise de Tally, Make ou Zapier ainsi que de notre entreprise de transformation digitale.
Confiez nous votre projet d’automatisation et constatez par vous-même les gains en efficacité, en productivité et en compétitivité que nous pouvons vous apporter.
Recherches et études de cas
Optimisation des demandes de congés : la réussite d'A1
A1, un fournisseur renommé de tissu de qualité pour l’industrie des événements spéciaux depuis plus de trois décennies, était confronté à un défi majeur en gérant plus de 2 000 demandes de congés chaque année pour leur personnel de 200 personnes. Pour optimiser leurs processus internes, A1 a choisi de s’associer à LANE Digital Consulting en raison de notre expertise avérée en automatisation et en amélioration de l’efficacité des processus.
Ensemble, nous avons entrepris un parcours pour rationaliser le système de demandes de congés d’A1 en intégrant harmonieusement des solutions en ligne et hors ligne. Nous avons réalisé cela grâce à une solution d’automatisation innovante adaptée aux besoins uniques d’A1, qui comprenait un mélange d’outils numériques, de formation complète et de soutien continu.
Qu’est-ce qui a été fait ?
Le but de cette collaboration était d’automatiser le processus de planification des vacances de A1, ce qui a donné lieu aux étapes suivantes :
Un processus de planification des vacances automatisé qui assurait un flux d’approbation fluide
Une gestion centralisée des tâches
Une intégration transparente avec le calendrier des ressources humaines.
Tout cela a non seulement éliminé les processus manuels et la paperasse, mais à également amélioré la coordination et réduit les conflits d’horaires. Ce qui a permis à A1 de gagner du temps, d’améliorer la communication et d’assurer un flux de travail fluide et efficace pour ses employés.
Grâce à l’orientation de LANE Digital Consulting, A1 a transformé avec succès son système de demandes de congés, améliorant la productivité et l’efficacité tout en répondant aux divers besoins de leur personnel.
Statistiques sur l'impact de la gestion administrative automatisée dans les domaines clés
Comme vous pouvez le constater, l’automatisation des processus administratifs a un impact significatif sur la productivité, l’efficacité et la rentabilité des entreprises. Selon une étude menée par McKinsey, par exemple, l’automatisation peut réduire le temps consacré aux tâches administratives de 20% à 60%, libérant ainsi du temps pour les employés afin de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Dans le domaine des ventes, une enquête réalisée par Salesforce indique que les équipes de vente automatisées sont 53% plus susceptibles d’atteindre leurs objectifs de ventes, et 67% d’entre elles déclarent une augmentation de leur productivité grâce à l’automatisation des processus. De plus, le taux de conversion des leads en clients peut être amélioré de 30% grâce à l’utilisation d’outils d’automatisation.
En ce qui concerne la gestion des ressources humaines, une étude de Gartner montre que l’automatisation des processus RH peut réduire les coûts de 13% et augmenter l’efficacité opérationnelle de 16%. Parmi les tâches automatisées, on trouve la gestion des candidatures, la formation des employés et l’administration des avantages sociaux.
Ces statistiques démontrent clairement l’impact positif de l’automatisation sur les domaines clés des RH et des ventes. En adoptant des outils d’automatisation et en optimisant les processus internes, les entreprises peuvent réaliser des gains significatifs en termes de productivité, d’efficacité et de rentabilité.
Pour conclure…
En conclusion, l’automatisation des processus administratifs, notamment dans les domaines clés des ressources humaines et des ventes, offre de nombreux avantages pour les entreprises. Grâce à l’optimisation des tâches et à la réduction du temps consacré aux activités manuelles, l’automatisation des processus administratifs permet d’améliorer la productivité, l’efficacité et la rentabilité.
En partenariat avec LANE Digital Consulting, vous bénéficiez d’une expertise inégalée et d’un soutien continu pour maximiser le potentiel des outils d’automatisation tels que Tally, MAKE ou Zapier. En tant que partenaire officiel de ces plateformes, LANE Digital est prêt à vous accompagner dans votre transition vers une gestion administrative plus automatisée et performante. Faites confiance à notre équipe d’experts pour vous aider à tirer le meilleur parti de l’automatisation et à propulser votre entreprise vers de nouveaux sommets.
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