Des logiciels pour collaborer facilement!

Pour Alfer Constructions, nous avons réalisé un audit détaillé de l’utilisation de la suite Microsoft 365 afin d’optimiser les outils pour les différents services de l’entreprise.

Audit de Microsoft 365

1. Analyse des Besoins : Nous avons mené un audit approfondi des usages de Microsoft 365 au sein des différents services de l'entreprise, notamment les ventes, la gestion de projets, les assistants administratifs, les ressources humaines et les niveaux exécutifs. L’accent a été mis principalement sur l'utilisation d'Outlook, du calendrier et des tâches.

2. Évaluation des Pratiques Actuelles : Nous avons examiné comment chaque département utilise actuellement ces outils, identifiant les points forts et les domaines nécessitant des améliorations pour maximiser l'efficacité.

3. Recommandations Rapides : Élaboration de recommandations "quick wins" que les équipes peuvent mettre en œuvre immédiatement pour améliorer leur utilisation des outils Microsoft 365. Ces recommandations se concentrent sur des ajustements simples mais efficaces qui peuvent rapidement améliorer les processus quotidiens.

4. Implémentations Collaboratives : Proposition d’implémentations collaboratives telles que l’utilisation de Microsoft Teams pour renforcer la communication et la collaboration entre les équipes. Ce changement vise à améliorer la cohésion et l’efficacité dans la gestion des projets et des tâches.

5. Rapport d’Audit : Fourniture d’un rapport détaillé sur les conclusions de l’audit, incluant les analyses de besoins, les recommandations rapides et les suggestions pour des implémentations collaboratives.

Résultats :

• Optimisation Immédiate : Mise en œuvre de recommandations rapides pour une amélioration instantanée de l’efficacité et de la gestion des outils Microsoft 365.

• Amélioration de la Collaboration : Introduction de Teams pour renforcer la collaboration entre les équipes, facilitant ainsi une meilleure communication et une gestion plus fluide des projets.

• Clarté et Transparence : Un rapport d’audit clair offrant une vue d’ensemble des besoins et des usages, avec des recommandations concrètes pour une meilleure utilisation des outils.

Grâce à cet audit, Alfer Constructions a pu identifier des opportunités d’amélioration pour tirer pleinement parti de Microsoft 365, renforçant ainsi l’efficacité des outils utilisés et optimisant les processus internes.

Nous les avons ensuite accompagné pour l'implémentation de Microsoft Teams, avec un accent sur la personnalisation et l'efficacité.

Audit et Recommandations

1. Analyse de la Structure des Équipes : Nous avons réalisé un audit complet de la structure interne des équipes pour identifier les besoins spécifiques en matière de communication et de collaboration.

2. Personnalisation et Configuration : Adaptation des paramètres et des arrière-plans dans Teams pour correspondre à l'identité visuelle de l'entreprise, créant ainsi un environnement de travail cohérent et professionnel.

3. Formation et Adoption : Organisation de sessions de formation pour les équipes afin de les familiariser avec les nouvelles fonctionnalités et meilleures pratiques de Teams et ClickUp. Un aperçu stratégique a été fourni pour assurer une adoption fluide et efficace.

4. Vue d'Ensemble du Déploiement : Mise en place d'une stratégie de déploiement claire et détaillée, avec des étapes définies pour une intégration harmonieuse des outils.

5. Réduction des Emails et Réunions : Mise en œuvre de pratiques améliorées pour diminuer le volume des emails et le nombre de réunions, favorisant une communication plus fluide et une meilleure gestion du temps.

6. Amélioration du Partage d'Information : Optimisation des processus de partage d'information, rendant les données plus accessibles et les échanges plus transparents.

7. Intégration avec ClickUp : Création d'un équilibre optimal entre Teams et ClickUp pour garantir une synergie efficace entre les deux outils, facilitant ainsi la gestion de projets et la collaboration.

8. Adoption Réussie : Assurer une adoption réussie des nouvelles pratiques et outils par les équipes, renforçant ainsi leur utilisation et leur efficacité au quotidien.

Résultats :

• Communication Optimisée : Une réduction significative du nombre d'emails et de réunions, permettant une communication plus directe et efficace.

• Meilleur Partage d'Information : Amélioration de l'accès à l'information et de la transparence des échanges entre les équipes.

• Intégration Efficace : Un équilibre réussi entre Teams et ClickUp, offrant une solution harmonieuse pour la gestion de projets et la communication interne.

• Adoption Réussie : Une adoption fluide des nouveaux outils et pratiques, augmentant ainsi l'efficacité et la satisfaction des équipes.

Grâce à ces initiatives, Alfer Constructions a transformé sa communication interne, passant à un système plus intégré et efficace qui soutient mieux la collaboration et la gestion des projets au sein de l'entreprise.

Pour leurs réunions hebdomadaires de direction, nous avons ensuite introduit ClickUp. Nous avons commencé par un audit approfondi du format actuel des réunions pour identifier les redondances et les blocages.

Nous avons ensuite créé un modèle de document spécifique pour structurer les réunions. Ce modèle comprend une liste avec des vues dédiées pour chaque phase : préparation de la réunion, discussion, validation ou rejet, et communication. Afin de rationaliser les réunions, nous avons divisé la préparation en trois étapes distinctes et réduit la durée des réunions de moitié. Nous avons également clarifié l'agenda et les points de discussion pour garantir une meilleure concentration et efficacité.

La mise en place d'un système de validation et de communication standardisé a permis une gestion plus fluide des décisions. En parallèle, nous avons facilité la transition vers d'autres départements dans ClickUp pour l'activation des projets, assurant ainsi une intégration harmonieuse et une continuité dans la gestion des tâches.

Résultats clés :

• Réduction de la durée des réunions et meilleure préparation.

• Agendas clairs et points de discussion structurés.

• Système de validation et communication standardisé.

• Transition fluide vers la gestion de projets dans ClickUp.

Pour leurs Ressources Humaines, nous avons rapidement constaté qu'ils  avaient besoin d'une refonte complète de leurs processus pour gagner en efficacité. Sans aucun outil dédié, la gestion du recrutement et des employés se faisait de manière désorganisée, ce qui ralentissait le travail et créait des goulots d'étranglement.

Notre intervention a commencé par la mise en place d'une solution RH complète via ClickUp. Nous avons créé un formulaire de recrutement personnalisé, ce qui a permis de standardiser les étapes du processus de recrutement, garantissant ainsi que chaque nouvelle embauche suivait un parcours clair et structuré. Cette approche a non seulement accéléré le recrutement, mais a également centralisé toutes les informations en un seul endroit, permettant à l'équipe RH d'accéder facilement aux dossiers des candidats, des employés, et aux licences des machines.

En automatisant la communication par email, nous avons allégé la charge de travail de l'équipe, réduisant ainsi les tâches manuelles répétitives. Parallèlement, nous avons mis en place un annuaire des employés et un système de gestion des licences, assurant une conformité continue.

Pour les réunions récurrentes, nous avons introduit des modèles de documents, facilitant ainsi la préparation et garantissant une structure uniforme à chaque rencontre. De plus, l'intégration d'une boîte à suggestions, accessible via ClickUp, a encouragé la participation active des employés, tout en permettant un suivi efficace des comportements grâce à des rappels automatiques.

Les résultats ont été immédiats et tangibles : le processus de recrutement est devenu plus rapide, toutes les informations cruciales sont désormais centralisées et facilement accessibles, et la collaboration au sein de l'équipe s'est intensifiée. La standardisation de l'intégration des nouveaux employés a assuré une expérience uniforme et positive pour chaque nouvelle recrue, tandis que la gestion automatisée a renforcé la relation entre les employés et les outils qu'ils utilisent au quotidien.

En fin de compte, grâce à cette transformation numérique, nous avons permis à Alfer Constructions de non seulement améliorer ses processus internes, mais aussi de créer un environnement de travail plus harmonieux et productif, où chaque membre de l'équipe se sent soutenu et impliqué.